Fluctuaţia şi blog-urile angajaţilor: o provocare pentru comunicarea internă din agenţiile de relaţii publice. Partea I

Once upon a time...o agenţie prosperă, echilibrată şi puternică, cu angajaţi fideli, care comunicau şi trăiau armonios. Ei bine, asta se întâmplă doar în poveşti. In viaţa reală, agenţiile au o activitate internă palpitantă, înţesată de evenimente plăcute, dar şi neplăcute. Pentru a pătrunde în „bucătăria” comunicării cu angajaţii, am selectat câteva agenţii de relaţii publice de top din România şi le-am invitat să ne vorbescă despre activitatea lor internă.

Ce ne facem cu fluctuaţia forţei de muncă?
 Fluctuaţia forţei de muncă este o problemă actuală şi pregnantă a pieţei de comunicare autohtone. Ce fac agenţiile de relaţii publice în această privinţă?  Mizeaza atât pe relaţiile dintre angajaţi, cât şi pe nevoile de autorealizare ale acestora. Investesc atât în atmosferă şi în relaţiile dintre angajaţi, cât şi în dezvoltarea personală a fiecăruia, impregnând fiecare activitate şi eveniment cu „personalitatea” agenţiei. Hortensia Nastase, Managing Director, chiar inserează acest specific al agenţiei într-un motto intern: ”Ne simtem bine!”. Agenţiile mizează, atunci când vine vorba de păstrarea angajaţiilor, şi pe afinităţi iar Eliza Rogalski declară chiar că preferă să reorieneteze un angajat care simte că nu îşi găseste locul în companie, decât să îl păstreze.

Programe de comunicare internă
In privinţa programelor de comunicare internă, unele agenţii mizeză încă pe instrumentele tradiţionale (petreceri, teambuilding-uri, newsletter-uri), în timp ce altele au mai multă încredere în inovaţie şi organizează evenimente de genul sushi party şi jocuri precum Secret Santa pentru a crea o atmosferă armonioasă.

Exista specialişti în comunicare internă în agentiile de relaţii publice din România?
Din păcate nu prea există şi nici nu se preconizează să apară prea curând la orizont, deoarece, aşa cum precizează şi Mircea Tomescu, ”piaţa de PR locală nu este atât de matură încât să genereze proiecte de comunicare internă 365 de zile pe an” si, ca atare, un departament specializat nu se arată încă necesar. Astfel, angajaţii care se ocupă şi de comunicare internă în agenţii  sunt selectaţi identic cu restul angajaţilor, proces care diferă de la o agenţie la alta şi asupra căruia fiecare dintre acestea are grija să îşi lase, din nou, amprenta „personalităţii”. Dacă Lowe PR preferă să realizeze „un test al convieţuirii”, în care atât viitorul posibil angajat, cât şi agenţia să vadă dacă pot lucra împreună, Mircea Tomescu declară că recrutează persoane care ”ştiu să construiască poveşti şi să ne convingă să le ascultăm până la capăt”.
Dacă unii angajaţi, precum Andrei Borţun, de la Millenium Communications, sunt motivaţi de visurile lor „de pe vremea când spărgeau lemne într-o curte”, alţii se arată receptivi la ofertele premium. Esenţiale rămân setea de performanţă, fidelitatea , ambiţia şi dragostea de PR.

"Public Relations begin at home”-o realitate sau o utopie?
In privinţa utilizării acestui concept, agenţiile de comunicare autohtone ar intra în polemică dacă ar dialoga pe această temă. Hortenisa Nastase susţine că unii dintre clienţii săi au devenit addicted în ceea ce priveşte modul în care funcţionează comunicarea internă în cadrul Lowe PR iar agenţia chiar testează la nivel intern instrumentele pentru a le vinde mai apoi clienţilor, în vreme ce Eliza Rogalski susţine că nu face comunicare internă doar pentru a arată cum se face şi că nu ar vinde niciodată instrumentele interne unui client.

Blogurile - o ameninţare pentru agenţii?
 Este unanimă părerea că bloguri sunt sinonime cu evoluţia. Chiar mai mult, unele agenţii pun la dispoziţia angajaţilor bloguri pe care să se exprime informal. Specialiştii declară că activitatea online a angajaţilor ajută la prestigiul firmei iar Bogdan Olteanu se declară chiar convins că un angajat de-al său nu ar posta decalaraţii negative. Cu gândul la articolul „Weblogurile şi comunicarea cu angajaţii”, nu îmi rămâne decât să mă întreb cum ar reactiona angajatorii dacă s-ar confrunta cu mărturii online  negative la adresa agenţiei sau chiar a lor...
 
And they lived happily ever after...fie împreună, fie separat.

Interviu realizat cu: Mircea Tomescu, Managing Director Pleon Graffiti, Eliza Rogalski, Managing Partner Rogalski Grigoriu, Ioana Mănoiu, Managing Partner GMP PR, Bogdan Olteanu, Director Divizia PR Millenium Communications şi Hortensia Nastase, Managing Director Lowe PR.

                  
Eliza Rogalski            Ioana Mănoiu      Mircea Tomescu    Hortensia Nastase   Bogdan Olteanu

1. Care este raportul dintre angajaţii vechi şi cei noi în cadrul agenţiei dumneavoastră? Care este cel mai vechi angajat şi cum reuşiti să-l motivaţi?

Mircea Tomescu: Nu ştiu dacă voi prinde ziua când răspunsul la această întrebare începe cu: „Tocmai pregătim petrecerea de pensionare a unui angajat care a lucrat 25 de ani la noi”. Să fim serioşi: trăim într-o industrie în care - indiferent de vârsta consultanţilor - loialitatea faţă de o agenţie se măsoară în 3-4 ani, adică relaţii mai scurte decât avem de multe ori cu electrocasnicele personale. Deci, deocamdată nu există între noi decenii în care s-au sedimentat tabieturi şi cutume care să îi înspăimânte pe nou veniţi. Nu există „bonsaiul comunicării noastre” la care am tuns în ultimii 10 ani sau cana de cafea a şefului, tocită de branding după 20 de ani de folosinţă... Suntem 14 oameni din aceeaşi generatie – aceea care a aflat de la Twin Peaks că lucrurile nu sunt ceea ce par a fi. 14 oameni care au descoperit că e mai simplu să vorbească zilnic la o cafea, decât să facă lunea şedinte de status formale. Oameni care acceptă că cele mai bune idei despre un brand îţi vin când îl folosesti, nu când raspunzi de el. Descurajăm de altfel modelul neo-feudal de a delimita zona de expertiză a unui om la doar 1-2 conturi, ca şi cum a devenit demiurg de microagenţie care nu are nimic de împărţit cu ceilalţi demiurgi de microagenţii din cameră. Iar după o tamponare serioasă a orgoliului personal, am învăţat să cerem ajutorul, să cerem idei mai fresh şi mai bune de la ceilalţi, şi să ne lăsăm ajutaţi. Aşa că sperăm să încheiem 2008 cum l-am început, fără ca vreun om (indiferent de câţi ani e la noi) să plece din agentie – exceptând motive întemeiate precum naşterea unor gemeni sau o bursa în Anglia.

Hortensia Năstase: Grupul Lowe are o istorie de 15 ani pe piaţa din România, timp în care, prin agenţie s-au perindat multi angajaţi; unii motivaţi, alţii nu, unii mai devotati, alţii mai puţin.
In orice caz, cred că este suficient să vă spun că mai bine de 10% dintre angajaţi se află alături de noi de peste 10 ani, iar alţi 25% au o vechime mai mare de 3 ani în grup.
E drept că unii au mai migrat între companiile din grup pe masură ce acesta au evoluat (este şi cazul meu), însă au rămas fildeli filosofiei şi stilului de viaţă Lowe.
In ceea ce priveşte componenta motivaţională, avem aceeaşi strategie atât în ceea ce îi priveşte pe angajaii noi, cât şi pe cei care ne sunt alături de 15 ani. Oferta este premium atât pentru începători, cât şi pentru seniori. Restul ţine de ambiţie, principii, fidelitate.

Eliza Rogalski: Cei mai vechi angajaţi din actuala echipă suntem eu şi Simona, iar motivarea noastră a fost întotdeauna de natură profesională –cred că de multe ori „ne-am căutat-o cu lumânarea” în sensul că am abordat deschis probleme de comunicare ale unor companii sau instituţii de care în mod normal se cam fuge. Ne-am provocat reciproc să nu facem azi ce am făcut şi ieri şi cred că satisfacţiile pe care le-am trăit în aceşti ani ne-au condus la un fel de auto-motivare. Este foarte important să ai o chimie perfectă cu membrii echipei şi este atât de rar să găseşti oameni cu astfel de compatibilităţi.
Am căutat să am acelaşi tip de relaţie cu cei care au venit ulterior în agenţie – în primul rând le-am spus de la bun început care sunt exigenţele acestei echipe şi în ce condiţii se rămâne la noi după perioada de probă. Le-am deschis sau le-am alimentat setea de performanţă care sunt absolut convinsă că există în fiecare om, cu atât mai mult într-o meserie unde performanţa este sursa numărul unu a valorii percepute de piaţă cu privire la un specialist.

Bogdan Olteanu: Două treimi sunt noi (au mai puţin de doi ani în companie). Cel mai vechi angajat este Dan Ungureanu, Events Director, unul dintre oamenii care a facut echipa cu Andrei Borţun încă de la înfiinţarea companiei. Il motivează chiar faptul că Millenium Communications se apropie din ce în ce mai mult de ceea ce visau ei pe vremea când spărgeau lemne într-o curte, căci sediul companiei avea instalaţie de încălzire cu sobe.

Ioana Mănoiu: Ţinând cont că echipa noastra are o istorie de 3 ani, iar cel mai vechi angajat sunt eu, lucrurile sunt mai simple. Serios vorbind, am alături de mine şi oameni cu care lucrez de 5-6 ani, care m-au urmat la noua agenţie. Ne cunoastem bine, am făcut foarte multe lucruri împreună şi gândim asemănător. In general, avem o echipă consolidată, nu am avut multe plecări de-a lungul anilor, ci multe sosiri. Crescând business-ul, am crescut şi echipa. Oamenii sunt motivaţi de proiectele pe care le au şi de clienţi, de atmosfera din firmă, de faptul că simt că fac parte dintr-o echipă şi au mereu sprijinul colegilor.

2. Care sunt criteriile după care vă selectaţi specialiştii în comunicare internă?

Mircea Tomescu: In general la Pleon recrutăm oameni care ştiu să construiască poveşti şi să ne convingă să le ascultăm până la capăt. Bineînteles că ne uitam la experienţă şi cunoştinte (în funcţie de nivelul poziţiei căutate), dar nu sunt suficiente. Conteaza creativitatea, capacitatea de a genera conţinut fără clişee şi abilitatea de a vedea „the big picture” şi trenduri, dincolo de specializarea pe care o avem. Piaţa de PR locală nu este atât de matură încât să genereze proiecte de comunicare internă 365 de zile pe an, pentru un departament specializat. In plus, mulţi dintre clienţi preferă să aibă o echipă de consultanţi cu care să poată discuta şi proiectul de comunicare internă, şi o situaţie de criză şi lansarea de nou produs. Aşa că, în funcţie de necesităţile pe care le avem la un moment dat, oamenii pe care îi recrutăm pot avea un background de comunicare internă mai dezvoltat, dar nu înseamnă ca asta este singura lor „specializare”. De altfel, ce faci când nivelul de cunoaştere al publicurilor şi mediile de comunicare evoluează rapid? Când newsletterul clasic tipărit trimestrial se transformă într-un blog, pe care angajaţii pot comenta? Când deciziile managementului nu mai sunt comunicate pe email, ci prin webcast? Când angajaţii companiei refuză să se implice în zona de responsabilitate socială pe care cineva de la marketing o consideră potrivită? In astfel de situaţii, în care trebuie să rezolvi urgent probleme care nu existau cu doar 3 luni înainte pe piaţa de comunicare internă, e mult realist să combini expertize variate într-o echipă de consultanţă, decât să te bazezi pe un singur specialist clasic.

Hortensia Năstase: La mijloc se află mai mult un proces de selecţie naturală decât unul impus de noi. Fireşte că, la fel ca şi ceilalţi angajaţi ai grupului, specialiştii în comunicare internă trebuie să facă dovada profesionalismului şi aptitudinilor de excepţie de care dispun, însă recrutarea lor nu presupune vreun test anume sau aplicarea unei grile de selecţie. Mecanismul este similar cu cel aplicat în cadrul selecţiiei tuturor angajaţilor şi presupune 2 sau 3 întrevederi cu diferite persoane cheie din cadrul companiei. Stilul informal, chiar jovial ce dicteaza registrul acestor înterevederi este un test in sine. Mulţi vin pregătiţi pentru un tir de întrebări standard la care se pretează raspunsuri pe măsura, iar când sunt invitaţi la creativitate şi deschidere nu stiu cum să îi facă faţă...
In asemenea situaţii e nevoie doar de 5 minute ca să ne dam seama dacă ne potrivim unii cu alţii.
Urmează o perioada de 2-3 zile în care atât noi cât şi viitorul coleg trebuie să facem faţă unui aşa-zis test al convieţuirii: el acceptă să petreaca cateva ore pe zi la noi în companie, ca să ne dăm seama dacă există chimie.
Au fost şi câteva cazuri de persoane care au plecat după o primă zi de încercare, la fel cum au fost colegi care s-au dovedit nişte minunate surprize încă din primele ore petrecute împreună.
In ceea ce priveşte profilul pe care îl vânăm la un asemenea angajat, se bazează pe trei valori-cheie: sinceritate, creativitate, simţul umorului.

Eliza Rogalski: Noi suntem o companie de specialişti în comunicare, deci lăsăm lucrurile să decurgă normal fără intervenţii specializate. Mai degrabă e interesant de discutat despre felul în care noi comunicăm cu noi înşine. Am instituit obicieul ca în fiecare vineri dimineaţă să avem un „Friday Connection” – 90 de minute în care vorbim despre greşeli şi despre întâmplări pe care le-am văzut sau le-am auzit în decursul zilelor anterioare. Este extraordinar să poţi să vorbeşti deschis despre greşeli, asumându-ţi în acelaşi timp că eşti o companie orientată exclusiv în jurul ideii de performanţă, însă eu însămi am testat această lecţie – am găsit idei extraordinare născute dintr-o greşeală – a mea sau a altora. Am incurajat acest tip de exerciţiu prin Friday Connection, care este de fapt o modalitate foarte palpabilă şi vie de a implementa cultura de organizaţie. Pentru mine, comunicarea internă are rolul de a face din acest concept ceva care trăieşte şi evoluează prin oameni, pentru că altfel rămâne un simplu dosar în sertar. Însă, în afară de partea instituţională, încerc să creez aici reţele de oameni. Cultiv activ ideea că oamenii se îndrăgostesc mai puţin de locul de muncă şi mai mult de colegi. Un brand de angajator trăieşte prin prisma relaţiilor dintre oameni. În industria de consultanţă, oamenii se cam aduc unii pe alţii. Angajaţii actuali reprezintă sursa de verificare a informaţiilor cel mai des accesată după internet. Când oamenilor li se cere părerea despre un eventual transfer aici, e clar că spun  exact ceea ce gândesc. Aşa am ajuns de la o echipa de 4 oameni la una de 16 oameni fără campanii de recrutare. Astăzi am ajuns să primesc în medie 2-3 CV-uri pe zi, iar o dată la 4-5 zile primesc CV-ul unui senior din altă agenţie.

Bogdan Olteanu: Sunt convins că ceea ce se întamplă „at home” dictează felul în care ne raportăm cu exteriorul. Nu aş identifica însă rădăcinile strict în procesele de comunicare internă. Oamenii sunt formaţi de către tot ceea ce oferă mediul în care trăiesc şi muncesc; agenţia şi colegii te învaţă nu numai cum să comunici, dar îţi impun şi standarde de calitate, principii etice, reflexe sociale. Normal că te pot învăţa bine sau prost, dar asta este altă discuţie. Cert este că fiecare om reprezintă destul de fidel organizaţia care l-a selectat şi l-a format.

Ioana Mănoiu: Experienţă, pasiune, creativitate.

Un interviu realizat de Rebeca Pop, Forum for International Communications. August 2008

Copyright 2008 Forum for International Communications

Vezi Partea a II-a